ביצוע רכש

נוהל ביצוע רכש

עודכן בתאריך  05.05.2013

אושר על ידי ההנהלה בתאריך 05.06.13

 

1         כללי

א        נוהל זה בה לפרט את התהליכים / צעדים שיש לנקות בעת ביצוע רכש.

ב        התקשרות אחידה ומובנת של העמותה עם גורמי חוץ לשם ביצוע רכש יביא לצמצום עלויות העמותה, בקרה ופיקוח על ההוצאות בהתאם לתקציב העמותה ואת האפשרות לבצע תכנון תזרימי.

2         מטרה

א        לקבוע שיטה ברורה ואחידה לביצוע רכישות

ב        לקבוע הליך אחיד וברור בו יאושרו ספקים וקבלני משנה והמשך פיקוח ובקרה עליהם בתקופת ההסכם.

 

ג          ניהול אופטימאלי של הליך הרכש על מנת להביא לצמצום עלויות.

 

ד        נקודות בקרה מובנות.

 

ה        טיפול בחריגים.

3         הגדרות

א        תקציב העמותה – תקציב אשר אושר על ידי הועד המנהל של  העמותה ובו תחזית הוצאות העמותה במהלך שנת התקציב.

ב        מוצרים להזמנה שוטפת – מוצרים המשתייכים לסעיף שוטף בתקציב.

ג          ספק – המחזיק בטובין ו/או מתן שירותים ו/או ביצוע עבודות קבלניות אשר ברשותו פנקס חשבוניות ואישור ניכוי במקור תקפים.

ד        ספק יחיד – ספק אשר מחזיק בטובין באופן בלעדי ואין להשיגו אצל ספקים אחרים.

ה        אחראי רכישה – נציג הועד המנהל או עובד אשר הועד המנהל הסמיך לביצוע הרכישות.

4         אחריות לביצוע הנוהל

א        אחריות מנהלית - יו"ר ועדת תקציב אחראיות ביצוע בפועל - מזכיר העמותה.

5         שיטה

א        כללי

1)       רכישות של מעל 2,500 ₪ מחייבת אישור יו"ר ועדת התקציב של עמותת חיל הים.

2)       רכישות מוצרים מתכלים לתפעול השוטף של המשרד הנן בהחלטת מזכיר העמותה בכפוף לגובה הסכום השנתי שאושר בתקציב לכל סעיף בנפרד.

3)       רכישות של ציוד קבוע למשרד בהחלטת הנהלת העמותה.

ב        רכישת מוצר

1)       לפני רכישת מוצר בסכום של עד 1,500 ₪ יש לקבל הצעת מחיר אחת לפחות .

2)       מ – 1,500 ₪ - 5,000 ₪ יש לקבל לפחות 2 הצעות מחיר למעט מקרים בהם הספק הנו ספק יחיד.

3)       מ – 5,000 ₪ ומעלה יש לקבל 3 הצעות מחיר.

4)       הצעות המחיר לרבות מחירונים יתקבלו בכתב בלבד בכל אמצעי תקשורת קיים.

5)       רכישות חוזרות מאותו ספק לא מחייבות קבלת הצעת מחיר אלא אם המחיר השתנה ויש להשוות אותו מחדש מול מחירים מספקים אחרים.

 

6)       בכל רכישה יש להוציא הזמנה מסודרת הכוללת:

       (א)    שם הספק כפי שרשום בספרי רשם החברות

(ב)     מספר מזהה של הספק

(ג)      כתובת וטלפון הספק

(ד)     סוג המוצר

(ה)    כמות

(ו)      פרטים מיוחדים של המוצר

(ז)      מחיר ליח' ללא מע"מ

(ח)    כתובת למשלח חשבונית ותעודת משלוח או אישור אספקה

(ט)    תנאי תשלום

(י)      מועד אספקה

(יא) כתובת מקום האספקה

(יב)  טלפון איש הקשר

(יג)   חתימת המזמין (אושר לביצוע רכישות על ידי הנהלת עמותת חיל הים)

7)       מוצר הנרכש על פי מחירון, המחירון ישמש כהצעת מחיר.

8)       מוצר שלעלותו אינו עולה על 50 ₪ לא נדרשת עבורו הצעת מחיר.

ג          רכישת שירותים

1)       רכישת שירותים בעלי אופי ארוכי טווח יחתמו בהסכם מסודר בו יצוין:

(א)    אופי ההתקשרות (בהתאם לנרשם בבקשה להצעת מחיר)

(ב)     תקופת ההתקשרות

(ג)      תקופת התקשרות בהסכם לביצוע עבודה/מתן שירותים תותאם לאופי העסקה אך בדרך כלל לא תעלה על שנתיים בציון אופציה להארכת תקופת ההתקשרות.

(ד)     ניתן להתקשר עם ספק למשך תקופות ארוכות יותר אם אושר לכך תקציב רב שנתי מתאים או אם החוזה הותנה באישור תקציבי מדי שנה.

(ה)    לקראת תום תקופת ההתקשרות יתקיים תהליך בקשה מחדש.

ד        ניגוד עניינים

1)       אחראי רכישה לא יגרום למצב של ניגוד עניינים הן בקשר להתקשרות עם קרובי משפחה הן בקשר לעניין אישי בהסכם והן בכל צורה אחרת.

2)       אם נודע לאחראי רכישה על היווצרות מצב של ניגוד עניינים או עניין אישי בהסכם או בהתקשרות עליו לדווח על כך למנכ"ל העמותה.

3)       לא יועסק קבלן או ספק שירותים של העמותה ע"י אחראי רכש בעבודה פרטית עבורו.