ארגון אירועים

נוהל הפקה וארגון אירועים ופעילויות

נרשם בתאריך 05.05.2013

אושר על ידי ההנהלה בתאריך 05.06.13

1         כללי

א        כחלק מפעילויות העמותה לקידום מטרותיה הן בתחום המורשת והן לרווחת חברי העמותה מארגנת העמותה בהתאם, אירועים ופעילויות בנושאים מגוונים.

ב        על פי המדיניות עליה החליטה ההנהלה,  לנושא אירועים ופעילויות, לא יוקצב תקציב שנתי למעט אירועים חריגים עליהם יתקבל אישור הנהלה בנפרד.

ג          תקציב לאירוע ו/או פעילות יכוסה מהכנסות שתתקבלנה מהמשתתפים באירוע ו/או הפעילות.

ד        במידה ותיווצר חריגה תקציבית, החריגה תכוסה על ידי מארגני האירוע ולא מתקציב העמותה.

2         מטרה

א        להנחות את בעלי התפקידים בטיפול בהכנת אירוע ו/או פעילות

ב        לקבע תהליך הכנת אירוע ו/או פעילות

ג          להסדיר נושאים הקשורים לארגון האירוע

3         אחראי לביצוע נוהל

א        מנכ"ל העמותה אחראי לקיום נוהל זה על כל סעיפיו

4         שיטה

א        קביעת נושא האירוע

1)       ועדות המשנה של העמותה בתוכנית השנתית האופרטיבית יקבעו הנושאים והמועדים בהם יתקיימו אירועים.

2)       יזמי אירועי מורשת ליוצאי בסיסים/ שייטות/ פלגות/ ספינות  מקרב חברי העמותה או יוצאי חיל הים המבקשים את הסיוע של העמותה לארגון האירוע יהוו חלק בלתי נפרד מהוועד המארגן.

3)       יו"ר ועדות המשנה של העמותה אשר האירוע המיועד בתחום אחריותם, יהיו המנחים המקצועיים של האירוע.

ב        קביעת משתתפים באירוע

1)       הועדה המארגנת של האירוע תקבע את האוכלוסייה המוזמנת על פי:

(א)    סוג האירוע

(ב)    סוג ספינה/ יחידה

(ג)      שנות שירות

(ד)    אוכלוסיית יעד

(ה)    אופי האירוע

(ו)      כל נושא אחר אשר על פיו תיקבע האוכלוסייה המוזמנת.

 

 

ג          איתור משתתפים

1)       מאחר ובסיס הנתונים של יוצאי חיל הים הקיים בחיל הים אינו מעודכן דיו תבצע העמותה בסיוע מארגני / יזמי האירוע הצעדים שלהלן לאיתור מקסימום אוכלוסיית היעד:

(א)    הפצת דוא"ל מידע ואיתור לכלל חברי העמותה אשר יכלול בקשה לקבלת שמות נוספים, כתובות ומספרי טלפון.

(ב)    איתור על פי רשימות קיימות במשרד העמותה

(ג)      טלמרקטינג למאותרים לקבלת מידע על חבריהם בשירות

(ד)    קבלת מאגרי מידע הקיימים בחיל הים

ד        קביעת תקציב אירוע

1)       תקציב האירוע הנו פועל יוצא של העזרים הנדרשים לארגון והפקת האירוע

2)       תקציב האירוע יוצג למארגני האירוע לאישורם.

3)       הנתונים שיילקחו בחשבון בהכנת התקציב:

(א)    מקום האירוע

(ב)    הוצאות דואר וטלפון

(ג)      הוצאות טלמרקטינג

(ד)    הפקת הזמנות

(ה)    משרדיות

(ו)      עמלות כרטיסי אשראי וטיפול בהפקדות בבנק

(ז)     צילום האירוע

(ח)    כיבוד

(ט)    הפקת חוברות / תקליטורים

(י)      תשורות למשתתפים

(יא)  הסעה

(יב)  עזרי שמע, תאורה וצפייה

(יג)   תגי שם

(יד)  עמלת הפקת אירוע – על פי סעיף ד.4)

(טו)  השתתפות המשתתפים באופן יחסי בעלויות פוליסת הביטוח לאירועים

(טז) תוספות מיוחדות

4)       העמלה שתיגבה עבור הוצאות התפעול תקבע כלהלן :

(א)    אירועי מורשת : דמי ההשתתפות לחבר עמותה  30 ₪. דמי השתתפות למשתתפים שאינם חברי עמותה יעמדו על 40 ₪ לאדם . מההכנסות  10 ₪ לאדם יופרשו לטובת הכיבוד באירוע. יתרת הכספים יישמרו בסעיף מורשת לקיום פעילויות נוספות.

 

 

(ב)    יתר האירועים העמלה שתיגבה להוצאות התפעול כלהלן:

(1)     אירוע של עד 50 איש – 500 ₪

(2)     אירוע שבין 50-100 איש – 1,000 ₪

(3)     אירועים מעל 100 איש – 1,500 ₪

5)       סך עלות האירוע על פי הנתונים, בחלוקה למספר המשתתפים המשוער בפועל, יקבע את עלות ההשתתפות הכספית של היחיד באירוע.

6)       דמי ההשתתפות ישמשו לכיסוי מלוא הוצאות האירוע.

ה        רישום לאירוע וגביית דמי השתתפות

1)       רישום שמות ופרטים של משתתפי האירוע ירשמו במסד הנתונים של עמותת חיל הים תוך ציון מקום השירות.

2)       לקראת האירוע תונפק שאילתא על פי שיוך מקום שירות ולקובץ זה יוספו שדות כלהלן:

(א)    מאשר השתתפות

(ב)    משלם באמצעות

(ג)      סכום

(ד)    מס' קבלה

3)       בהזמנה המופצת לקראת האירוע ירשם מועד אחרון לתשלום דמי ההשתתפות באירוע.

4)       רישום דמי ההשתתפות תתבצע עד 8 ימים לפני מועד האירוע.

5)       גביית דמי ההשתתפות (חיוב כרטיסי אשראי והפקדת המחאות) תתבצע יומיים לפני האירוע ובאותו מעמד תונפקנה קבלות כחוק.

ו          סיכום אירוע

1)       בתום האירוע יתבצע סיכום כספי בפועל של האירוע והשוואה כספית בין התקציב שתוכנן לאירוע לבין התקציב בפועל.

2)       תוצאות הסיכום הכספי ידווחו למנכ"ל העמותה וליו"ר אותה ועדה אשר הובילה את ארגון האירוע.