הגדרות תפקיד בעלי משרה

נוהל הגדרות תפקיד בעלי משרה

נרשם בתאריך  05.05.2013

אושר על ידי ההנהלה בתאריך 05.06.13

1         כללי

א        נוהל זה בא להגדיר :

1)       התנהלות ומחויבויות של חברי הנהלה

2)       זימון וסדר יום ישיבות הנהלה

3)       התנהלות ומחויבויות של ועדות המשנה / פרויקטורים

4)       תפקידי ועדת ביקורת

2         מטרה

א        להגדיר ולהנחות את בעלי המשרה המתנדבים בעמותה לביצוע יעיל יותר של תפקידם.

3         אחריות לביצוע נוהל

א        יו"ר עמותת חיל הים אחראי לביצוע נוהל זה על כל מרכיביו

4         שיטה

א        חברי הנהלה

1)       על חבר הנהלה בתחילת כהונתו להתעדכן ו/או ללמוד כלהלן:

(א)    תקנון העמותה

(ב)    נהלים

(ג)      מאזן ודוחות כספיים של השנה החולפת

(ד)    החלטות הנהלה של השנה הקודמת כהונתו

(ה)    תוכנית עבודה שאושרה לביצוע על ידי ההנהלה

2)       על חבר ההנהלה למסור עם תחילת כהונתו פרטי תאגידים (שם התאגיד, מספר מזהה, תפקיד) בהם הוא מכהן בכל תפקיד שהוא.

3)       במהלך החודש הראשון לכהונתו ישהה חבר הנהלה במשרדי העמותה לפחות חצי יום ללמוד על הפעילות השוטפת ועבודתם של בעלי התפקידים במשרד.

4)       במהלך כהונתו יבקר חבר הנהלה במשרד העמותה לפחות אחת לחודשיים למספר שעות, להתעדכן בעשייה השוטפת ולקחת בה חלק במידת הצורך.

5)       חבר הנהלה אשר בישיבת הנהלה נקבע לו נושא לביצוע, יחויב בדווח על ביצוע המטלה בישיבת הנהלה הקרובה ו/או על פי המועד שנקבע בנספח המטלות אשר בפרוטוקול ישיבת הנהלה.

6)       חבר הנהלה לא יתחייב בשם העמותה בשום הסכם ו/או התקשרות ו/או הבטחה אלא על פי הקבוע בתקנון העמותה ובאישור הנהלת העמותה.

7)       על חבר הנהלה המבקש ליזום פעילות, לבחון טרם העלאת היוזמה לאישור הנהלה, את כל הצדדים החוקיים (תקנון, חוק עמותות וכו') של היוזמה, לרבות דרכים מומלצות למימוש אותה יוזמה.

8)       חברי הנהלה יבוטחו בפוליסת ביטוח דירקטורים (נושאי משרה)

ב        ישיבות הנהלה

1)       זימון לישיבת הנהלה יופץ מינימום 3 שבועות מראש.

2)       נושאים לדיון על סדר היום ייקבעו על ידי יו"ר העמותה בשיתוף מנכ"ל העמותה ויפורסמו בזימון לישיבה.

3)       הנושאים שהנם קבועים לדיון בכל ישיבה כלהלן:

(א)    אישור פרוטוקול מישיבה קודמת

(ב)    דוח ביצוע מטלות

(ג)      נושאים שנקבעו בזימון לישיבה

(ד)    נושאים דחופים

(ה)    סיכום הישיבה

(ו)      שונות

 חברי הנהלה המעוניינים בנוסף לנושאים שנקבעו לדיון, להעלות נושא בפני ההנהלה, לידע את מנכ"ל העמותה שבועיים לפני מועד הישיבה. לאחר בחינת הנושא יועבר אישור למבקש והודעה לכלל חברי הנהלה על התוספת.

4)       נושאים שלא נקבעו לדיון בישיבת הנהלה, ידונו במידה ויוותר זמן לכך, למעט נושאים דחופים.

5)       באחריות חברי הנהלה לאשר השתתפותם בישיבה בכל דרך שתראה להם לנכונה (דוא"ל, טלפון, פקס וכו') או לחליפין להודיע למנכ"ל העמותה על היעדרותם המתוכננת.

6)       מספר הנוכחים בישיבת הנהלה יהיה על פי הקבוע בתקנון העמותה. לא יאשרו הגעה חברי הנהלה כמספר הנדרש להיות נוכח בישיבה על פי התקנון, הישיבה תידחה למועד מתאים יותר.

7)       לא תתאפשר יותר מדחייה אחת של מועד ישיבת הנהלה.

8)       משך זמן ישיבת הנהלה לא יעלה על שעתיים וחצי.

ג          יו"ר ועדות /  פרויקטורים

1)       באחריות יו"ר ועדות לדווח בקצרה הועדה בתקופה של בין ישיבות הנהלה והתקדמות פרויקטים אשר הועדה מובילה בהם וזאת בהתאם לתוכנית העבודה של העמותה.

(א)    תפקיד יו"ר ועדה

(1)     לרכז את פעילות הועדה

(2)     לגייס חברים לוועדה מקרב חברי ההנהלה ו/או העמותה.

(3)     ליזום פרויקטים ולבצעם לאחר אישור ההנהלה.

(4)     ליישם את המדיניות שנקבעת על ידי הנהלת העמותה הנוגעת לנושאים בהם עוסקת אותה ועדה עליה אותו יו"ר עומד בראשה.

(5)     לבצע את תוכנית העבודה אשר אושרה לביצוע על ידי הנהלת העמותה.

ד        ועדת ביקורת

1)       תפקידי ועדת הביקורת קבועים בחוק העמותות ובתקנון העמותה כלהלן:

(א)    לבדוק את תקינות פעולות העמותה ומוסדותיה, לרבות התאמת פעולות העמותה למטרותיה.

(ב)    לבדוק את השגת יעדי העמותה ביעילות ובחיסכון

(ג)      להציע להנהלה דרכים לתיקון ליקויים בניהול העמותה.

(ד)    לבדוק את ענייניה הכספיים של העמותה, את פנקסי החשבונות שלה ואת תשלומי השכר שלה, לרבות ייעוד העמותה לקידום מטרותיה.

(ה)    לבדוק כל נושא אחר הקשור לפעילותה של העמותה

(ו)      להביא בפני ההנהלה והאסיפה הכללית את מסקנותיה לאור בדיקה כאמור בסעיף זה.

2)       ועדת הביקורת תכין תוכנית ביקורת שנתית לביצוע ביקורות במהלך השנה.

3)       תוכנית הביקורת תוצג להנהלת העמותה.

4)       ועדת הביקורת תעמוד לרשות ההנהלה לבדיקה כל נושא אשר יעלה הצורך בבדיקתו וזאת ללא כל קשר לתוכנית הביקורת השנתית.

ה        מנכ"ל

1)       הנהלת העמותה רשאית למנות מנכ"ל לעמותה בשכר ו/או בהתנדבות על פי החלטתה ובכפוף לחוק. סמכויות ותפקידו של מנכ"ל העמותה ייקבעו על ידי הנהלת העמותה.

2)       הגדרת תפקיד:

(א)    מנכ"ל העמותה כפוף ליו"ר העמותה ויפעל בתאום עם מוסדות העמותה.

(ב)    מנכ"ל העמותה ישמש כסגן יו"ר העמותה ומלא מקום בהיעדרו.                      הערה : במידה ומנכ"ל העמותה הנו בשכר הוא לא יוכל לשמש כממלא מקום יו"ר העמותה בהיעדרו וההנהלה תקבע מבין חבריה ממלא מקום.

(ג)      מנכ"ל העמותה יהיה אחראי על יישום החלטות הנהלת העמותה בהתאם למדיניות שתקבע.

(ד)    פעילות יזומה של המנכ"ל תהיה ברוח המדיניות של העמותה ובכל מקרה היא תאושר על ידי הנהלת העמותה.