הזמנת פריטים לרווחת לוחמים וחיילים

                                    נוהל הזמנת פריטים לרווחת לוחמים וחיילים

תאריך עדכון  05.05.13

אושר על ידי ההנהלה בתאריך 05.06.13

1         כללי

א        עמותת חיל הים פועלת לרווחת חיילי ולוחמי חיל הים.

ב        במסגרת פעילות זו פועלת העמותה לגיוס משאבים כספיים למימון פעילויות רווחה של חיילים, לתמיכה בחיילים בודדים ובסיוע לחיילים ממשפחות נזקקות .

ג          תרומות מיועדות המתקבלות לאוכלוסייה ספציפית ( ספינה/בסיס/פלגה/פעילות וכו' ) ירשמו בתקציב העמותה בסעיף חסומים.

ד        עם קבלת פנייה להפעלת כספי התרומה תפעל העמותה על פי נוהל זה.

2          מטרה

א        מטרת נוהל זה הנה לפרט את התהליכים המתחייבים להתנעת סיוע לפעילויות רווחה .

3         אחריות לביצוע נוהל

א        מזכיר העמותה הנו האחראי לביצוע נוהל זה על כל מרכיביו.

4         תהליך הרכישה

א        עם קבלת תרומה מיועדת, תועבר באמצעות רמ"ד ת"ש חיילית בקשה לאישור התרומה על ידי רמ"ח פרט והאגודה למען החייל.

ב        שימוש בכספי תרומה מותנה באישור הגורמים אשר בסעיף לעיל.

ג          נציג היחידה (מפקד היחידה ו/או סגנו) יעביר לעמותה לפחות שבועיים מראש מסמך בקשה לניצול כספי התרומה אשר יכלול:

1)       בקשה בכתב המפרטת את הפעילות / טובין מבוקש.

2)       שתי הצעות מחיר מפורטות ע"ש עמותת חיל הים, העמותה תבדוק את הצעות המחיר ובמידת הצורך תבקש מטעמה הצעות מחיר נוספות.

3)       בכל מקרה, העמותה היא זו שתחליט מאיזה ספק לרכוש את המוצרים באופן בלעדי.

4)       על מכתב הבקשה , יצוינו: שם היחידה, פרטיים אישים של הפונה (לרבות דרכי התקשרות עימו), המכתב יאושר ע"י מפקד היחידה.

5)       עמותת חיל הים תאשר או תדחה את הבקשה בהתייחס ל: יתרת הכספים הפנויים, פקודות מטכ"ל, פקודות צבא צנוע, יעוד המוצר, סוג המוצר.

ד        בהזמנת פריטים:  צבע, כמות, מידות, כיתוב , במקרים בהם קיימים יותר מדוגמא אחת יש לבקש מנותן ההצעה מס' קטלוגי של הפריט הנבחר, לוגו יחידה (באחריות נציג היחידה לוודא כי הסמל הנכון נמצא ברשות העמותה בעת מסירת הבקשה)

1)       הזמנת פריטים תבוצע כמפורט בנוהל רכש

ה        בהזמנת פעילות או אירוע: מקום, סוג הפעילות המתוכננת, מועדים, שעות, מס' משתתפים.

ו          בהזמנת שיפורי מזון: הערכת הוצאת מתוכננת. (לא יימסר כסף מזומן בכל מקרה) .

ז         התקשרות והזמנות מספקים באחריות העמותה בלבד.

ח        במקרה ומועד מסירת הטובין לאחר התאריך הנדרש, תודיע העמותה לנציג היחידה על כך.

ט        באחריות היחידה משיכת הציוד או תאום אספקת הטובין. (אלא אם צוין אחרת בהזמנה מטעם העמותה).

י           בעת משיכה או אספקת הטובין תבצע היחידה בדיקת אימות התאמה בין ההזמנה לפריטים שנתקבלו.

יא     לאחר בדיקת ההתאמה נציג היחידה המקבלת את הטובין יחתום  על טופס "תעודת משלוח" או על אישור אספקה אשר יצורף לחשבונית מס הנשלחת לתשלום לעמותה.

יב      מובהר, כי חתימה על תעודת המשלוח מהווה אסמכתא לקבלת מלוא ההזמנה לשביעות רצון היחידה.

יג        בעת כניסה לאתרים בהם נדרש תשלום בעבור מספר משתתפים בפועל, במידה ונציג היחידה לא יודיע על כמות בפועל של המשתתפים, תשלם העמותה את מלוא סכום החשבונית ותחייב את כספי היחידה במלוא הסכום.

יד      התמורה בגין ההזמנה תועבר ישירות מעמותת חיל הים לספק בתמורה לחשבונית מס ותעודת משלוח  כחוק שתישלח לכתובת העמותה.

טו     כל הנושא הכספי באחריות העמותה בלבד, אין להבטיח תשלום, אין לקבל חשבונית מהספק ע"י נציג היחידה.

טז     חשבונית שלא תוגש על שם העמותה ו/או תישלח לכתובת העמותה לא תשולם.

יז       ציוד המחייב חיול ביחידה , לאחר קבלת הציוד , ידאג נציג היחידה לחיול הפריטים במיידי.