טיפול בכספים

נוהל טיפול בכספים

תאריך עדכון  05.05.2013

אושר על ידי ההנהלה בתאריך 05.06.13

1         כללי

א        נוהל זה בא לקבע :

1)       תהליך וטיפול בקבלת כספים

2)       התנהלות בהוצאת כספים

(א)    ניהול קופה קטנה

2         מטרה

א        להנחות את בעלי התפקידים בטיפול הכספים בעמותה

3         אחראי לביצוע הנוהל

א        יו"ר ועדת תקציב הנו האחראי לביצוע נוהל זה על כל סעיפיו

4         שיטה

א        תהליך וטיפול בקבלת כספים

1)       כל תקבול המתקבל בעמותה חייב בהוצאת קבלה כחוק

2)       לכל תקבול יש להוציא קבלת מקור ו2 עותקים נוספים

(א)    קבלת מקור תישלח למעביר התקבול

(ב)     העתק מקבלה ישלח לרואה חשבון או ריכוז ממוחשב של הקבלות

(ג)      העתק נוסף יישאר לבקרה בידי העמותה עד תום שנת העבודה

3)       תקבול המתקבל מתרומה מיועדת

(א)    יש להנפיק קבלה ממוחשבת

(ב)     יש לרשום את התקבול בספר תרומות נפרד בציון:

(1)     תאריך

(2)     מס' קבלה

(3)     נותן התרומה והגוף המקבל את התרומה

(4)     סכום התרומה

(5)     עמלות בנקים שנוכו מהתרומה (תרומות המתקבלות בערך דולרי)

(6)     סכום גובה התקורה לעמותה

4)       תקבול המתקבל בעת אירוע - רכישה

(א)    יש להנפיק קבלה ידנית תוך ציון פרטים על גוף הקבלה

5)       בעמותה מתקבלים כספים בהמחאות, במזומן ובכרטיס אשראי

(א)    תקבול בהמחאות ומזומן יצורף להעתק קבלה המיועדת לרואה החשבון ותישמר עד לרישומה בקובץ מעקב תקציב במקום נפרד וסגור.

(ב)     תקבול בכרטיס אשראי – שובר תשלום ללקוח יצורף לקבלת המקור שנשלחת למשלם התקבול

(ג)      העתק משובר התשלום יוצמד לדף מעקב בתיק תיוק חיוב כרטיס אשראי. בתום שנת הכספים תוכן תיק ייגרס.

6)       עם רישום כל ההכנסות בקובץ מעקב תקציב כל התקבולים שהתקבלו יופקדו בחשבון הבנק.

7)       ההפקדות בחשבונות הבנקים יעשו בהתאם לאופי החשבון (תרומות חסומות יופקדו בחשבון מיוחד לכספים חסומים)

8)       מכל תרומה שמתקבלת ינוכה סכום השווה ל 7% מכלל סכום התרומה.

9)       ביטול ניכוי זה הנו בסמכות ובהחלטת יו"ר ועדת תקציב .

10)   כספי התקבול יועברו מהחשבון המיוחד לחשבון העיקרי של העמותה ותוצא קבלה פנימית אשר תוגש לביקורת רואה חשבון העמותה.

11)   טופס הפקדת כספים יועבר לרואה החשבון בצמוד לקבלות הידניות וריכוז או קבלות ממוחשבות.

12)   במידה ונשלח לרואה החשבון טופס ריכוז תקבולים יוצמד לטופס קבלות מיוחדות וחריגות שהתקבלו ואשר נרשמו בספר התרומות.

ב        תהליך וטיפול בהוצאת כספים

1)       הנהלת העמותה תקבע בישיבתה הראשונה של השנה כלהלן:

(א)    מורשי חתימה אשר לפחות שניים מהם, חתימתם יחד תחייב את העמותה בכל הנוגע למסמכים בעלי משמעות כספית.

(ב)     גובה סכום הוצאה המחייב אישור נוסף של יו"ר ועדת תקציב

2)       עבור דמי הניהול המועברים מהתרומות השונות לחשבון הכללי, ינוהל פנקס קבלות נפרד .

3)       ניהול קופה קטנה

(א)    קופה קטנה נועדה לאפשר ביצוע מהיר של הוצאות קטנות שיש לשלמן במיידי או תשלומים אשר הספק המזדמן מבקש תשלום במזומן בלבד.

(ב)     לקופה קטנה ימשך סכום של עד 1,500 ₪ בכל פעם.

(ג)      הקופה הקטנה תנוהל על ידי אדם אחד בלבד.

(ד)     הקופה תישמר במקום סגור.

(ה)    השלמת כספים לקופה הקטנה תירשם בדף ריכוז הוצאות קופה קטנה.

(ו)      בכל הוצאת כספים מהקופה הקטנה לצורך רכישה, תוצמד תזכורת עם הפרטים שלהלן:

(1)     שם המושך

(2)     תאריך

(3)     סכום

(ז)      עם קבלת החשבונית ניתן להסיר תזכורת זאת.

(ח)    התשלום מקופה קטנה הנו על בסיס חשבונית בלבד.

(ט)    דף ריכוז הוצאות קופה קטנה יועבר לרואה חשבון תוך ציון הסעיף התקציבי של ההוצאות הרשומות.